Spørgsmål

Er vandselskaber underlagt samme arkivregler som kommunerne/fælleskommunale selskaber og dermed arkivloven, bek. nr. 1201 af 28/09/2016?

Svar

Med mindre vandselskabet skulle være et fælleskommunalt selskab, er det DANVA’s bedste vurdering, at vandselskaberne ikke er omfattet af arkivloven og de med hjemmel heri udstedte bekendtgørelser.

DANVAs vurdering

Arkivloven finder jf. lovens § 1 stk. 1. anvendelse på al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning og domstolene.

Bestemmelsen finder således anvendelse på offentlig forvaltning. (begrebet offentlig forvaltning anvendes også i offentlighedsloven og forvaltningsloven). Uden for loven falder som udgangspunkt institutioner, foreninger og lignende, der er organiseret på privatretligt grundlag. Et aktieselskab er, selv om det er kommunalt ejet, således ikke som udgangspunkt omfattet af begrebet den offentlige forvaltning.

Med hensyn til henvisningen til § 1 stk.3 i arkivloven, så kan kulturministeren ifølge denne bestemmelse bestemme, at reglerne i lovens kap 3-10 helt eller delvist skal gælde for nærmere angivne selskaber, institutioner, foreninger mv., som ikke kan henregnes til den offentlige forvaltning.

Muligheden gælder dog kun hvis

  1. udgifterne til deres virksomhed overvejende dækkes af statslige eller kommunale midler, eller
  2. I det omfang de ved eller i henhold til lov har fået tillagt beføjelser til at træffe afgørelse på staten eller en kommunes vegne.

Anvendelsen af denne bestemmelse kræver som angivet at der træffes beslutning om, at reglerne skal finde anvendelse. En sådan beslutning foreligger efter DANVAs oplysninger ikke.

Endelig er der i arkivlovens § 1 stk. 4. givet hjemmel til, at kulturministeren kan bestemme at reglerne i kapitel 3-10 helt eller delvist skal gælde for privatretlige organiserede selskaber eller institutioner, hvori staten eller kommunerne indgår som ejere. Hvis en bevaring af de pågældende selskabers og institutioners arkivalier må anses som væsentlige under hensyn til at sikre bevaringen af akvivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder. Igen er der med hensyn til § 1 stk.4 tale om, der skal træffes bestemmelse om, at bestemmelsen skal anvendes på den pågældende institution/selskab. Efter DANVA’s oplysninger foreligger der heller ikke her en sådan beslutning.

Vandselskaber er omfattet af offentlighedsloven. Det følger af vandsektorloven, LOV nr. 469 af 12/06/2009, § 14 stk.1, som ændret ved § 1, nr. 27 i Lov nr. 132 af 16/02/2016. Derudover er vandselskaber omfattet af lov om aktindsigt i miljøoplysninger jf. vandsektorlovens § 14 stk. 2. Det betyder at borgerne har adgang til aktindsigt, uden nærmere begrundelse, i vandselskabernes dokumenter. Se uddybende om aktindsigt her. Spørgsmålet er herefter hvilken betydning det har i relation til arkivloven og om vandselskaberne dermed har en journaliseringspligt. Arkivloven gælder ikke for kommunalt ejede selskaber og selskaberne er heller ikke omfattet af forvaltningslovens princip om god forvaltningsskik, som bl.a. betyder at kommunerne har en pligt til at have et effektivt arkivsystem, således at borgere der anmoder om aktindsigt, let kan få adgang hertil. Derfor er vandselskaber ikke underlagt krav til arkivering og journalisering af deres dokumenter. Det er dog anbefalelsesværdigt at vandselskaberne indretter deres arkiveringspraksis således at de kan leve op til deres forpligtelser efter offentlighedsloven, således at det er muligt at finde de dokumenter frem, som der evt. begæres aktindsigt i.

Giv gerne feedback på denne artikel
DANVA arbejder hele tiden på at gøre det endnu bedre for dig. Derfor ville vi blive glade, hvis du ville give os feedback på denne artikel - enten ved at klikke på ikonerne nederst eller ved at skrive en mail til lf@danva.dk.

Tak for hjælpen.

Fandt du det du søgte?