Spørgsmål

Et spildevandselskab oplever, at de får mange henvendelser fra et rådgivningsfirma, som er repræsentant for en række boligselskaber og i den forbindelse ønsker at få fremsendt bekræftelse og dokumentation på, at boligselskabet har betalt tilslutningsbidrag. I øvrigt ønsker rådgivningsfirmaet oplysninger om, hvornår ledningsnettet på ejendommen er etableret. Dokumentation skal anvendes i forbindelse med en skattesag.

Hvad er baggrunden for, at spildevandsselskabet oplever et stort antal forespørgsler om oplysninger vedr. et tilslutningsbidrag, som er betalt for mange år siden?

I hvilket omfang er spildevandsselskabet forpligtet til at udlevere disse oplysninger?

DANVAs vurdering

Spildevandsselskabet er omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt og er derfor, som udgangspunkt, forpligtet til at udlevere oplysningerne. Ud fra det oplyste, er det dog ikke muligt for DANVA at vurdere, om der måtte være faktuelle eller juridiske forhold, der gør, at spildevandsselskabet i nogle af sagerne kan afvise at udlevere oplysningerne.

Uddybende svar

Det er ikke muligt, at afdække den præcise årsag til, at der i øjeblikket opleves stor efterspørgsel på dokumentation på at tilslutningsbidrag er betalt for boligselskaber er betalt for år tilbage. Dette er ikke muligt idet det ikke er nærmere konkretiseret hvorfor vedkommende rådgivningsfirma ønsker oplysningerne udleveret udover, at det er til brug for en verserende skattesag.

Et bud er dog, at der er opstået denne interesse for hvorvidt der er betalt tilslutningsbidrag af det pågældende boligselskab og at der ønskes dokumentation herfor, fordi boligselskaberne kan få genoptaget deres skatteansættelse med tilbagevirkende kraft i lyset af at SKAT i 2010 erkendte at mere end 100.000 sager om grundforbedringer ikke er behandlet korrekt. I disse sager er det særligt boligselskaber, som har afholdt udgifter til kloakering i forbindelse med byggemodning, og som ikke har fået det korrekte fradrag i grundværdien, som de var berettiget til efter den tidligere vurderingslovs § 17. Praksis fra SKAT viser nu, at hvis boligselskabet kan dokumentere, at det er dem der har afholdt udgiften, har de mulighed for at få ændret skatteansættelsen og dermed få en lavere ejendomsskat for årene med det forkerte fradrag (se SKM2014.875, SKM2013.680 og SKM2013.829). Det kan betyde, at boligselskaberne potentielt har store summer til gode hos SKAT. I forbindelse med at de nye ejendomsvurderinger for 2016, kommer i foråret har boligselskaberne igen mulighed for, at klage over fastsættelsen af grundværdien med tilbagevirkende kraft.  Se artiklen ”Baggrund: Skats fejl er ved at vælge systemet” i Politikken fra d. 16. august 2014. Artiklen giver en god indikation på hvorfor, der opleves et stort antal forespørgsler af den pågældende karakter i øjeblikket. Vi har kan ikke svare på, om fradragsmulighederne angår både tilslutningsbidrag og omkostninger til afløbsinstallationer på privat grund eller kun en af delene.

Spørgsmålet er herefter i hvilket omfang spildevandsselskabet har pligt til, at udlevere oplysningerne og i hvilket omfang udleveringen kan begrænses. Det spørgsmål må besvares ved at kigge på reglerne for aktindsigt i offentlighedsloven. Spildevandsselskaber er omfattet af offentlighedsloven jævnfør vandsektorlovens § 14, som ændret ved § 1, nr. 27 i lov nr. 132, 2016

Nedenfor er indsat DANVAs generelle redegørelse for de relevante aktindsigtsregler, som i øvrigt kan findes  her.

Udgangspunktet i offentlighedsloven er, at enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling, se lovens § 7, stk. 1.Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag og indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter (se § 7, stk. 2, nr. 1 og 2).

Lovens § 9, stk. 1 fastsætter et identifikationskrav, hvilket bevirker, at en anmodning om aktindsigt skal indeholde oplysninger, som er nødvendige for, at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres og angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører.

Hvis en anmodning derimod ikke opfylder identifikationskravet, kan en sådan anmodning afslås.

Uforholdsmæssigt ressourceforbrug

Hvis behandlingen af en anmodning om aktindsigt vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt tidsforbrug (ressourceforbrug) eller anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt forhold, har vandselskabet mulighed for at afslå anmodningen efter offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1 og 2.

Begrebet ”uforholdsmæssigt ressourceforbrug” er ikke defineret i loven.
Efter lovforarbejdernes pkt. 4.4.2.2 (lovforslag nr. L144 af den 07/02/13) kan der, ved vurderingen af om der er tale om et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, lægges vægt på:  
”hvor mange sager eller dokumenter anmodningen om aktindsigt vedrører, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle.
Det afgørende vil således være det forventede tidsforbrug i forbindelse med behandling af aktindsigtsanmodning.
 I den forbindelse er det Justitsministeriets opfattelse, at adgangen til at afslå at behandle en anmodning om aktindsigt vil forudsætte, at det vurderes, at det samlede tidsforbrug for myndighederne i forbindelse med behandlingen af anmodningen – det vil sige såvel fremsøgningen af sagerne eller dokumenterne samt myndighedens vurdering af, om der kan meddeles aktindsigt heri – må forventes at overstige ca. 25 timer(svarende til mere end tre fulde arbejdsdage).”

I ordet ”uforholdsmæssigt” ligger der et krav om en interesseafvejning, det er således ikke spildevandsselskabets interesser der alene skal afgøre, om sagen kan afvises efter § 9, stk. 2, nr. 1.
Om interesseafvejningen er der i forarbejdernes pkt. 4.4.2.2 angivet følgende:
”Kravet om, at det skal påvises, at behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, indebærer, at såfremt den, der har søgt om aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne, vil myndigheden m.v. være forpligtet til i almindelighed – og således uanset sagens eller dokumenternes omfang – at behandle anmodningen. En myndighed vil i den forbindelse kun sjældent kunne undlade at behandle en anmodning om aktindsigt, der er fremsat af et massemedie eller en forsker tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut, da sådanne medier og forskere i almindelighed må antages at have en særlig interesse i aktindsigten”

Det er således konkrete omstændigheder vedrørende vandselskabets forventede ressourceforbrug og aktindsigtssøgendes særlige interesse, der skal lægge til grund for en konkret vurdering af, om aktindsigtsanmodningen kan afvises eller ej.

Der skal dog gøres opmærksom på, at der i forarbejderne er forudsat, at der inden et afslag på baggrund af betragtning om ressourceforbrug, indledes en dialog med aktindsigtssøgeren.
Dialogen skal bevirke til, at parterne i første omgang, forsøger at få afgrænset og konkretiseret anmodningen, således at et eventuelt ressourceforbrug ikke længere foreligger.

Ud fra ovenstående kan det konkluderes, at vandselskabet kan afslå en aktindsigtssøgers anmodning, hvis det forventes at behandlingen af en sådan anmodning vil resultere i et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, herunder et samlet tidsforbrug på mere end 25 timer.  
Vandselskabet skal dog tage aktindsigtssøgerens interesser med i sine overvejelser. Og selskabet som minimum være positivt indstillet på at give aktindsigtssøgeren en begrænset del af materialet, såfremt dette kan konkretiseres og ikke er for ressourcekrævende.  
 

Undtagelser til retten til aktindsigt

Offentlighedslovens §§19-35 indeholder undtagelser til udgangspunktet i § 7. Nedenfor er der redegjort for nogle af disse bestemmelser.

Indsigt i ansættelsesforhold
Sager vedrørende ansættelsesforhold er som udgangspunkt undtaget retten til aktindsigt offentlighedslovens § 21, stk. 1. Der skal imidlertid, i overensstemmelse med lovens almindelige regler, meddeles aktindsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser, se § 2, stk. 3, 1. pkt.

Undtagelse af specifikke oplysninger
Offentlighedslovens §§ 30-33 giver mulighed for at undtage specifikke oplysninger fra aktindsigt.

Oplysninger om enkeltpersoners private forhold, herunder økonomiske, kan dermed undtages, hvis det ud fra en konkret vurdering kan anses at være tale om oplysninger, som efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab, se § 30, nr. 1.
I forhold til oplysninger om økonomiske forhold vil der kunne undtages, hvis disse giver informationer om den pågældendes privatøkonomi.

Samme bestemmelse giver i nr. 2 også mulighed for at drifts- eller forretningsforhold el. lign. kan undtages fra retten til aktindsigt, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, som oplysningerne angår.

Hvis de pågældende hensyn kun gør sig gældende for en del af et dokument, skal der efter offentlighedslovens § 34 gives aktindsigt i dokumentets øvrige indhold, medmindre det vil medføre en prisgivelse af hensynene i §§ 30-33, eller at det vil indebære, at der gives klart vildledende information, eller at det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt/sammenhængende meningsindhold.

Vurderingen af om ovennævnte undtagelsesbestemmelser kan anvendes, beror på en meget konkret vurdering af alle sagens faktiske omstændigheder.

Svar- og ekspeditionstid 
I offentlighedslovens § 36, stk. 2 er der anført, at der snarest muligt og senest inden for 7 arbejdsdage efter modtagelse skal træffes afgørelse om, hvorvidt en aktindsigtsbegæring kan imødekommes.

Dette betyder imidlertid ikke, at selve ekspeditionen af aktindsigtssagen skal være gennemført inden for 7 arbejdsdage.

Det bør dog tilstræbes, at ekspeditionstiden er så kort som muligt.

Hvis sagens omfang og kompleksitet bevirker, at det undtagelsesvist ikke er muligt at overholde svarfristen på 7 arbejdsdage, skal den, der har anmodet om aktindsigt, underrettes om grunden for fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen forventes færdigbehandlet.

Papirkopi eller elektronisk form?

Udgangspunktet er, at dokumenterne skal udleveres i den form, som den, der har fremsat anmodningen, ønsker, se offentlighedslovens § 40, stk. 1.

Ovenstående udgangspunkt gælder dog ikke, hvis 1) det er umuligt eller meget vanskeligt eller der foreligger andre tungtvejende modhensyn, eller 2) hvis materialet er offentligt tilgængeligt.

Betaling for udlevering af dokumenter

I bekendtgørelse om betaling for udlevering af dokumenter mv. efter offentlighedsloven er der angivet en mulighed for, at der kan opkræves betaling for udlevering af dokumenter i forbindelse med en sag om aktindsigt.

Hvis dokumenterne udleveres i papirkopi, kan forsyningsselskabet opkræve 10 kr. for første side og 1 kr. for hver påbegyndt følgende side, se bekendtgørelsens § 1, stk. 1.

Hvis dokumenterne derimod udleveres elektronisk, har vandselskabet kun mulighed for at opkræve maksimum 100 kr., hvis der udleveres mere end 100 sider, se § 1, stk. 2.

Vandselskabet skal dog også være opmærksom på bekendtgørelsens § 2. I denne bestemmelse er det fastsat, at der ikke kan kræves betaling første gang, der udleveres dokumenter til den pågældende ansøger, når enten 1) betalingen for udleveringen er mindre end 100 kr., eller når 2) den, der får udleveret dokumenterne, anmodes om en udtalelse til brug ved sagens behandling.

Bekendtgørelsens § 2, stk. 2 udelukker krav om betaling for udlevering af dokumenter, hvis disse er blevet udeleveret i henhold til offentlighedslovens § 8 vedr. egenacces (når ansøgerens personlige forhold er omtalt i et dokument).

Klagevejledning

Afslutningsvist skal der gøres opmærksom på, at hvis der fremsendes et afslag på anmodningen om aktindsigt, skal den, der har fremsendt anmodningen, oplyses om muligheden for at klage over vandselskabets afgørelse, se vandsektorlovens § 26, stk. 3.

Konklusion
Ovenstående tyder på, at den stigende efterspørgsel på dokumentation for betalte tilslutningsbidrag og information om ledningsnettet, har baggrund i, at boligselskaberne ønsker, at få genoptaget deres skatteansættelse således, at de kan opnå korrekt skattemæssigt fradrag for de foregående år.

Dernæst kan det konkluderes at spildevandsselskabet er forpligtet til at udlevere oplysningerne på baggrund af reglerne i offentlighedsloven. Medmindre anmodningen om aktindsigt kan afvises på baggrund af en af de i loven fastsatte undtagelser. 

Disclaimer

DANVAs vurderinger af de juridiske problemstillinger er tænkt som sparring/vejledning, som kan anvendes i forsyningernes egen sagsbehandling. Vurderingerne er foretaget med afsæt i gældende lovgivning og praksis på tidspunktet for vurderingen, og der tages således forbehold for eventuelle, senere lovændringer og/eller ændring af rets- og administrativ praksis. DANVA påtager sig herefter intet ansvar for eventuelle tab eller skader som følge af det publicerede materiale under ”Spørgsmål & Svar” eller tredjemands brug heraf, hvad enten dette skyldes fejl og uhensigtsmæssigheder i eller manglende opdatering af materialet eller andre årsager.