Eftervisning og dokumentering

Hvis man arbejder med Dokumenteret Drikkevandssikkerhed er det i sagens natur nødvendigt at have styr på dokumentationen. Dokumenterne er ”beviserne” for den styring vandforsyningen har besluttet for at sikre sig størst mulig drikkevandssikkerhed.
Dokumentation betyder registreringer, der beviser - eller dokumenterer - et påstået forhold.
De dokumenter, der udarbejdes under opbygningen og arbejdet med at indføre DDS, skal fortsat være dokumentstyret, fordi det betragtes som grundlaget for systemet. Her tænkes fx på ledelsessystemet (instrukser og procedurer), beskrivelse af vandforsyningen, risikofaktoranalyser og DDS-planer.

Procedurer

Procedurer udarbejdes i det omfang det er nødvendigt for at sikre overensstemmelse med og efterlevelse af mål, målsætninger og evt. politik for drikkevandssikkerhed. Procedurerne skal understøtte basisprogrammer, operationelle basisprogrammer og de kritiske kontrolpunkter der er identificeret. Se mere her
 
I ledelsessystemet og DDS-planerne vil der være krav til forskellige registreringer som bevis for, at der er styr på drikkevandssikkerheden. Beviserne kan f.eks. være referater fra møder, setpunkt i SRO, udfyldt og underskrevet tjeklister, analyserapporter osv. Der skal tages en beslutning om, hvor og hvordan registreringerne gemmes. Her kan det være en fordel at bruge allerede eksisterende vedligeholdes-,  rapport- eller journalsystemer, som i forvejen benyttes i driftsstyringen. Så undgår man at indføre nye systemer.
 
Flere af registreringerne og dokumenterne vil – helt eller delvist – allerede eksistere i vandforsyningen, alt efter i hvor stort et omfang man tidligere har beskæftiget sig systematisk med dokumentstyring og -registrering. En vandforsyning som ikke tidligere har systematiseret dokumentation og registrering vil opleve, at der er nye opgaver, der skal løses i forbindelse med styring af risici. Har man f.eks. ikke har vurderet afvigelser og afhjælpning før, så er det jo en ny opgave, som skal løses fremover.
 
Kunsten er at undgå at drukne i dokumentation.
 
Udvælg med omhu hvilken dokumentation, der behøves og på hvilken form, for at bevise indsats og -styringen. Fx kan et referat fra et møde være dokumentation for, at man har behandlet en given afvigelse og for hvordan den er afhjulpet.

Hvad gør man for at have styr på dokumentationen? 

For at have styr på dokumentationen, må der stilles krav til dokumenterne og registreringerne. Kravene kan gå på godkendelse, opbevaring, identifikation, genfinding osv. Der vil fx også være krav til, hvordan man gennemgår, efter behov opdaterer, samt på ny godkender et dokument. Det er naturligvis vigtigt, at man gør sig klart hvordan man vil dokumentstyre.
IT-understøttelse er en nødvendig forudsætning for let og tilgængelig dokumentation, men man behøver ikke at investere i et nyt IT-system til formålet, der kan sagtens tages udgangspunkt i de eksisterende kendte systemer.

Dokumenttyper

Dokumenttyperne knyttet til ledelsessystemer kan inddeles i 3 kategorier, styringsdokumenter, resultatdokumenter og kravdokumenter:
Styringsdokumenter 

Fx DDS-planer, instruktioner, tjeklister og beskrivelser.

Disse dokumenter skal være forsynet med navn, udstedelses- og revisionsdato.

Resultatdokumenter

Fx rapporter, referater, journaler, logbøger, elektroniske registreringer, notater om afvigelser.

Disse dokumenter skal være forsynet med navn og dato.

Kravdokumenter

Fx gældende lovgivning, bekendtgørelser, kommunalplaner, myndighedsgodkendelser mv..

Vandforsyningen skal have skabt et overblik over kravdokumenterne. Overblikket kan skabes enten på elektronisk form .feks. via en elektronisk platform som Retsinfo.dk eller på papirform.

Eksempler

Link til eksempler på den dokumentation og de registreringer, der typisk kan være tale om. Dokumentudformningen afhænger naturligvis helt af, hvordan ledelsen styrer organisationen.

Særlige forhold vedrørende certificering

Validering og verifikation er begreber der anvendes i standarden og går på eftervisning af og dokumentation for at de valgte løsninger opfylder de stillede krav. For definitioner henvises til ISO22000 blandt andet afsnit 7.8 om verifikaitonsplan og 8.2 om validering.

Tilbage til oversigtstegningen klik her

Disclaimer

DANVAs vurderinger af de juridiske problemstillinger er tænkt som sparring/vejledning, som kan anvendes i forsyningernes egen sagsbehandling. Vurderingerne er foretaget med afsæt i gældende lovgivning og praksis på tidspunktet for vurderingen, og der tages således forbehold for eventuelle, senere lovændringer og/eller ændring af rets- og administrativ praksis. DANVA påtager sig herefter intet ansvar for eventuelle tab eller skader som følge af det publicerede materiale under ”Spørgsmål & Svar” eller tredjemands brug heraf, hvad enten dette skyldes fejl og uhensigtsmæssigheder i eller manglende opdatering af materialet eller andre årsager.