Blue_Aarsleff-20190502-32.jpg
BlueKoldings projektleder Trine Dam Larsen arbejder side om side med formand Jørgen J. Langfrits (tv.) og entrepriseleder Kasper Brink Madsen fra Aarsleff.

BlueKolding har gjort op med den traditionelle tilgang til udbud og forhandlinger. Det sparer årligt selskabet og kunderne i Kolding for millioner af kroner og forbedrer kvaliteten af både anlægs- og renoveringsprojekter. Samtidig udfordrer det tilbudsgivere, der skal indstille sig på en høj grad af åbenhed og gensidig tillid. Konceptet har fået navnet BlueTender og har indbragt BlueKolding en pris for Årets Udbud.

Der var engang, da udbud og forhandlinger var som en regulær skyttegravskrig mellem udbudsgiver og leverandør. Parterne rettede skytset mod hinanden for at spare penge, og som i enhver anden krig vandt den ene part på bekostning af den anden.

Den runde skyttegrav

Sådan er det ikke længere hos BlueKolding. Her er et udbud, en BlueTender, nu en invitation til samarbejde og til åbne og tillidsfulde forhandlinger om at løse opgaverne bedst og billigst muligt. Det er der flere gode grunde til, forklarer direktør i BlueKolding, Per Holm:

“Både ordregiver og ordretager er opdraget til at pleje sine egne interesser i udbud og forhandlinger. Men det er kortsigtet og ensporet. Hos BlueKolding vil vi gerne have stabile samarbejdspartnere, der kan udfordre os og være med til at gøre os bedre og mere effektive. Vi tror på, det betaler sig i det lange løb, og derfor har vi også det princip, at vi ikke vil samarbejde med nogen, der ikke tjener penge. Et samarbejde skal give mening og gevinst for begge parter, så vi retter skytset udad og kæmper sammen med leverandøren om at finde skjulte gevinster i tilbuddet og i opgaven,” forklarer han.

BlueTender – Årets Udbud

Men hvad er en BlueTender helt konkret? Det projekt, der i 2016 indbragte BlueKolding prisen for Danmarks Bedste Udbud, er et godt eksempel:
“Projektet handlede om at reducere energiforbruget på centralrenseanlægget. Det er lykkedes at spare cirka 700.000 kWh om året, svarende til 25 % af anlæggets elforbrug, ved at finde en ny metode til at ilte de mikroorganismer, der er med til at rense vandet,” fortæller Per Holm.

Men besparelserne stopper ikke der, for i løbet af udbudsprocessen blev økonomi og kvalitet optimeret i samarbejde med de leverandører, der bød på opgaven. Kaj Stjernholm fra virksomheden Stjernholm A/S, der endte med at få ordren, forklarer:

”Vi blev udvalgt som én af tre tilbudsgivere, og så blev vi en del af en proces, vi ikke har prøvet før. BlueKolding gik simpelthen i dialog med os som tilbudsgiver om at optimere tilbuddet og finde frem til, om vi ville kunne løse opgaven både bedre og billigere, end vi umiddelbart havde forestillet os og regnet os frem til,” forklarer Kaj Stjernholm.

Blue_Aarsleff-20190502-14.jpg
Som en del af den seksårige partneringaftale har BlueKolding og Aarsleff oprettet et fælles projektkontor med med-arbejdere fra begge virksomheder.

Gevinster blev delt i porten

Dialogen, som Kaj Stjernholm taler om, udmøntede sig i særdeles håndgribelige gevinster for både Stjernholm og BlueKolding, forklarer Per Holm:

“Vi havde regnet ud, at vi ville kunne spare cirka 100.000 kr. om måneden i elforbrug på renseanlægget med den nye løsning. Stjernholms udgifter til at forcere projektet var 50.000 kr. om måneden, og dermed var der en fælles gevinst på 50.000 kr. til deling for hver måned, vi kunne fremskynde projektet,” fortæller Per Holm.

Et andet eksempel var udgifterne til indretning af arbejdspladsen, som i dette tilbud var sat til 75.000 kr. Men BlueKolding havde en gammel mandskabsbygning, der nu stod tom og kunne drives for 10.000 kr. Endnu en besparelse, denne gang på 65.000 kr., som de to parter kunne dele i porten. Og sådan blev listen med besparelser længere og længere.

“I virkeligheden er det næsten pinligt banalt, og man kan undre sig over, at vi ikke altid har gjort det på denne måde,” bemærker Per Holm.

Forhandlingsøkonomi og klogt partnerskab

Men der er en grund til, at fælles besparelser og gevinster i en udbudsforretning langt fra altid bliver opdaget og realiseret, forklarer associate professor ved Thunderbird School of Global Management i Arizona, Keld Jensen, der blandt andet har skrevet 24 bøger om forhandling og forretningskommunikation:

“Forhandlinger er, som verden generelt, præget af mistillid. Ofte ligger der masser af økonomiske gevinster lige for næsen af parterne i en forhandling. Det eneste, man behøver at gøre, er at diskutere priser, betingelser og muligheder åbent og ærligt og så bukke sig ned og i fællesskab samle gevinsterne op. Men fordi vores grundlæggende indstilling er, at en forhandling er et såkaldt nulsumsspil, som betyder, at hver part hytter sit eget og kun sit eget skind, så bliver merværdierne sjældent identificeret. Og endnu sjældnere realiseret.”

Keld Jensen er ophavsmand til begreberne NegoEconomics, der bedst kan oversættes med forhandlingsøkonomi, og forhandlingsmetoden SMARTnership, der kan oversættes med klogt partnerskab. De to begreber er hjørnesten i en BlueTender.

Både ordregiver og ordretager er opdraget til at pleje sine egne interesser i udbud og forhandlinger. Men det er kortsigtet og ensporet.

Begge parter har hånden på kogepladen

Et andet og endnu mere omfattende eksempel på en BlueTender er den rammeaftale, BlueKolding sidste år indgik med Aarsleff A/S.

Gennem adskillige forhandlingsrunder om rammeaftalen, der omfatter opgaver for over en kvart milliard kroner, identificerede Aarsleff og BlueKolding i samarbejde en lang række gevinster. Nogle kunne umiddelbart kapitaliseres, andre skal løbende realiseres i løbet af de seks år, aftalen gælder.

“Med sådan en rammeaftale sparer vi en masse udgifter i stedet for at skulle udbyde og forhandle fra projekt til projekt. Samtidig styrker vi vores medarbejdere, fordi de er med til at forme projekterne sammen med entreprenøren, og vi sparer en masse på kvalitetskontrol og tilsyn, fordi begge parter i samarbejdet har hånden på kogepladen,” siger Per Holm.
Tilsvarende høster Aarsleff gevinster ved at kunne sikre opgaver og ansættelser seks år frem tiden, og sammen med BlueKolding har entreprenøren forpligtet sig til en årlig effektivisering og prisreduktion på 2,5 % i de seks år, aftalen løber.

“Hvis opgaverne kan løses bedre og billigere, deler vi besparelsen. Bliver det dyrere, deler vi tilsvarende udgifterne. Det er stærkt motiverende for samarbejdet,” forklarer Per Holm.

Det tætte og langvarige samarbejde har blandt andet betydet, at BlueKolding og Aarsleff har etableret et fælles projektkontor med medarbejdere fra begge selskaber.