COLOURBOX44502789
TEKST: LOTTE LINDBOE, FREDERIKSBERG FORSYNING / FOTO: FREDERIKSBERG FORSYNING

Morgenmøder med billeder af kolleger i joggingdragt og morgenhår, børn der pludselig bryder ind midt i en faglig snak, fredagsbar med drinks og øl via skype. Foråret 2020 var alt andet end et typisk forår og bød på hjemmekontor for rigtig mange. Alligevel gik det meste, som det skulle. Vi har samlet nogle indtryk fra medarbejderes hverdag i tre forsyningsselskaber.

Hos Fors A/S, der dækker kommunerne Holbæk, Lejre og Roskilde, har man hver dag i corona-tiden rapporteret fra ”Fors-land”.

“Vi har internt lagt billeder op hver dag fra folks hjemmearbejdspladser, så vi har kunnet følge med i hinandens hverdag. Det har været vigtigt for os, at vi har kunnet ”mærke” hinanden. Nogle sidder ved køkkenbordet med et par børn omkring sig, andre har indrettet deres eget lille kontor i hjørnet af stuen. Nogle sidder med hunden på skødet. Pludselig oplever vi vores kolleger fra en anden vinkel. Fx hvad vi har hængende på væggen, og hvad vi interesserer os for uden for arbejdstid. Facaden ryger lidt, og det har sådan set været positivt,” fortæller Mette Ryberg Herskind, der er kommunikationsansvarlig hos Fors A/S.

Folk har været glade for at kunne se kollegerne på skærmen, når nu det fysiske samvær har været udelukket. Der har også været kommunikeret en hel del på Skype, hvor der blev holdt jævnlige tavle- og teammøder, og samtidig blev det brugt til dørkants-snak indimellem. Driftsfolkene har også sendt billeder ude fra deres fysiske arbejdsplads på fx renseanlægget, hvor de gik mutters alene rundt, da
kollegerne var sendt hjem.

“Vi har hele tiden holdt ”balancen på distancen”, og det har krævet meget kommunikation mellem ledelse og ansatte. I beredskabsgruppen, som jeg har siddet med i, har vi sendt mails ud dagligt, også i weekenderne og i påsken, så vi var sikre på at nå ud til alle, da ikke alle fulgte med hele tiden på intranet. Vi havde allerede beredskabsmøde mandag 9. marts, altså tre dage inden Danmark lukkede ned. Derfor var vi klar med hjemmearbejdspladser samme dag. Jeg synes det var sejt, at vi var forberedte og proaktive,” siger Mette Ryberg Herskind.

Eksternt var man aktiv på Facebook og på hjemmesiden, hvor man kørte et ”breaking” banner. Her blev nyheder formidlet, så kunderne nemt kunne følge med i, hvad der skete hos Fors. 

Indblik i kollegaers private liv med løbende børn i stuen tæt ved den nye arbejdsplads - skrivebordet, eller synet af Aabs fodboldspillere på opslagstavlen frem for Randers FCs (uha!) fra børneværelset, der i dagtimerne var omdannet til kontor, gav ny indsigt og styrkede sammenholdet.
Ledelsen i Vandmiljø Randers viste i hele perioden stor tillid til, at vi ansatte fik lavet vores arbejde derhjemme. Det viste sig også, at mange blev ganske effektive, selv om de slet ikke altid kunne arbejde fra kl. 8 – 16, siger Mia Kirkegaard Pedersen, der ses her med mand og børn i baggrunden.

Gav mere ro på

For afregningskonsulent Vibeke Hansen var det generelt en god oplevelse at arbejde hjemmefra.

“Det gav mere ro og jeg havde bedre tid til at gå i dybden med opgaverne. Men det er selvfølgelig også rart møde sine kolleger fysisk, så efter to måneder hjemme, er det rart gradvist at komme tilbage. Jeg har dog stadig hjemmearbejdsdage,” fortæller hun.

Det har været vigtigt for samarbejdet i Vibeke Hansens afdeling, kundecenteret, at kolleger ofte har kontaktet hinanden, så man vidste, hvad man hver især lavede, undgik at man kørte ud af hver sit spor, og så der var styr på, hvor-dan nye opgaver blev fordelt. Derfor har det også
været godt med de ugentlige møder, der blev styret af lederen af kundecenteret. Folk skulle dog lige
lære at samarbejde på en ny måde - fx ikke at tale
i munden på hinanden på Teams/Skype, lyder det fra Vibeke Hansen.
“Jeg synes, det har været både sjovt og vigtigt, at der hver dag var en eller flere, der sendte billeder af sted via intranet til os andre. Vi er jo en slags familie, som vi skulle holde sammen på. Sådan føles det, nok fordi mange har arbejdet sammen i mange år. Da vi sidder på forskellige kontorer eller ude på renseanlæg i tre forskellige byer, har det været godt for sammenholdet,
at vi ser nogle billeder fra hinandens hverdag,” siger Vibeke Hansen.

Social på afstand

Hos de hjemsendte administrative medarbejdere i Vandmiljø Randers opstod der ret hurtigt et behov for at få sig en snak kollegaer imellem, og gerne også i billeder. Derfor begyndte de selv at poste billeder fra hjemmekontorerne via intranettet og efterspurgte selv billeder af kollegers hjemmekontorer.

“Det var sjovt og befriende, og vi blev bekræftet i, at vi i Vandmiljø Randers er ret sociale - med en kultur der understøtter det. Vi er pivgode til at være sociale - også på afstand,” siger Mia Kirkegaard Pedersen, der er kommunikationsmedarbejder ved Vandmiljø Randers.

Videoopkald eller telefoniske ”jeg-står-lige-lidt-i-døråbningen-og-vender-verdenssituationen-med-dig” var normale. Opkaldene blev en erstatning for de normale døråbningssnakke – dog med lidt ændret indhold som, hvordan går det med at arbejde og have ungerne/manden/konen derhjemme samtidig.

“Vi er nok mere sociale, end vi lige går rundt og tænker på til daglig. Og vi har opbakning ovenfra. Min leder sagde bl.a. en dag: Brug lige noget tid til at snakke lidt og have føling med hinanden. Der var bestemt opbakning til det ovenfra,” fortæller Mia Kirkegaard Pedersen.

 

I år kunne jeg sidde og følge med i, hvordan vores blodbøg sprang ud og blev flottere og flottere. Det plejer jeg slet ikke at kunne på samme måde. Det gav en dejlig ro indeni, siger Susanne Kristensen fra Billund Vand & Energi.

Fredagsbar i cyberspace

Derfor var der ikke behov for beskeder hele tiden fra ledelsen om, at medarbejderne skulle huske deres deadlines. Det levede medarbejderne selv op til – som vanligt. Dog kom der ugentlige mails ud fra ledelsen, der bidrog til at holde moralen oppe: ”Tak fordi I løfter opgaven i denne særlige tid” og lignende beskeder. Mails, der viste, at ledelsen selvfølgelig var der, og alt var i orden på virksomheden.

En spontan, virtuel fredagsbar blev det også til:
“At mødes over eller om noget er godt for det kollegiale fællesskab, så vi lavede en spontan virtuel fredagsbar med drinks, øl, vin eller kaffe osv. Vi havde simpelthen brug for at mødes og snakke, hygge og se hinanden over Skype. Ledelsen blev naturligvis spurgt – der var alkohol indblandet – men det var ikke arrangeret af ledelsen,” siger Mia Kirkegaard Pedersen.

Samtidig valgte Vandmiljø Randers at dele hjemmesituationer for de administrative medarbejdere med kunderne på Facebook, så kunderne var forberedte, hvis samtaler pludselig blev forstyrret af ”moar, jeg er fææærdig”, gøende hunde, dørklokker m.m. Det tog kunderne rigtig pænt.

Gode til at være omsorgsfulde

Susanne Kristensen, der er controller hos Billund Vand & Energi A/S, synes, der har været mange positive oplevelser ved hjemmearbejdet, men hun har også indimellem savnet samværet på arbejdspladsen. Hun har store børn, der blev sendt hjem fra henholdsvis efterskole og gymnasiet. Samtidig var hendes mand hjemme, men de fik indrettet sig ved hver sit skrivebord, mens pigerne opholdt sig en del på deres værelser. Det var ikke så svært. Hun fik til gengæld helt ondt af kolleger med små børn, da de havde langt flere udfordringer, fordi de også skulle agere lærer/ pædagog i form af hjemmeundervisning og børnepasning.

“Vi har været gode til at være omsorgsfulde og ordentlige over for hinanden. Vi har gjort, hvad vi kunne for at støtte hinanden, både arbejdsmæssigt og privat, synes jeg. Der var ting, der tog længere tid, særligt i starten. Der var også den der usikkerhed. Vi vidste jo ikke, hvor længe vi skulle være hjemme. Men efter 14 dage hentede jeg min kontorstol på kontoret, for den gamle derhjemme er ikke nær så god for ryggen,” siger Susanne Kristensen.

Hun og kollegerne i afdelingen har mange selvstændige opgaver og er derfor ret selvkørende. Når de havde brug for hinanden, ringede eller mailede de. Fx i forhold til arbejdsopgaver, hvor de hver især kommer med input, var det godt at kunne snakke sammen, og få det aftalt.

“Vi var heldige, at Microsoft Teams lige var installeret på computeren hos alle, inden Danmark lukkede ned. Det var derfor nemt at mødes hver morgenen og snakke sammen, så vi vidste, at alle kollegaer havde det godt. Her snakkede vi om, hvad vi skulle i gang med den dag, og om løst og fast, med kaffekoppen ved siden af. Når vi skulle koordinere mere konkret, ringede vi bare sammen, siger hun.

DAGENS CORONA

Fra Ole Johnsen, der er direktør i Billund Vand & Energi, kom der hver dag en ”Dagens Corona” mail ud til alle. Senere i forløbet blev det kun til et par gange om ugen. Den daglige mail blev gradvist mere målrettet fx med forholdsregler overfor covid-19, oplysninger om besøgende på virksomheden og arbejdsmiljø. Som udgangspunkt indeholdt mailen altid information om, hvad der rørte sig i virksomheden, herunder om den daglige produktion. Det gjorde ledelsen, fordi man fandt det vigtigt at fortælle, at alle faktisk gør et godt stykke arbejde, og det var samtidig
et forsøg på at berolige folk, der var bekymrede for, hvad der ville ske.

Ole Johnsen skrev ud til alle den 13. marts:
Mange af os skal arbejde hjemme. Det kan være rigtigt svært – og nedenfor starter jeg en række små tips:

• Normalt er der ro på en hjemmearbejdsplads, men vi, der har børn og
ægtefæller hjemme, kan blive udfordret.
• Afsæt faste tider, hvor vi arbejder og accepter, at hjemmearbejdsdagen er kortere, end når vi sidder på kontoret. På kontoret taler vi jo også sammen med kolleger, henter kaffe, går til printeren mv.
• Arbejd kun ved computeren maksimalt 1-2 timer ad gangen – hold derefter en pause – gå en tur udenfor, sid i vinduet og kig ud.
• Lav lidt fysisk aktivitet i pauserne – ofte har vi ikke så gode arbejdsstole som på kontoret – der er gode råd i vores APP fra Officefit.
• Arbejdsmæssigt kan du med fordel opdele arbejdsdagen i små opgaver og sætte delmål. Så kan pauserne anvendes til at fejre, at vi har klaret målet.
• Husk at starte kl. 08.00 og slut til fyraften, senest kl. 16.00. Når vi arbejder hjemme, kan vi let komme til at arbejde i længere tid.
• Vi har minimum 14 dage hjemme – så vi skal nok nå opgaverne.
• Lav gerne en liste over opgaverne – så de bliver prioriteret.