Der var god stemning og stor spørgelyst den 29. april på DANVAs temadag om konsolidering i vandbranchen. Bestyrelsesrepræsentanter og direktører fra HOFOR, BIOFOS, DIN Forsyning og Holbæk Forsyning øste ud af deres erfaringer, og en række andre oplægsholdere gav også input til deltagerne i dagens 4 sessioner:

  • Roller og processer set fra hhv. ejerens, bestyrelsens og direktørens perspektiv
  • Strategiske mål og lederskab ift. konsulenter
  • Drift, motivation og kommunikation
  • Erfaringer – både fra vandets verden og elsektoren

DANVAs formand Lars Therkildsen understregede i sin velkomst, at bestyrelsens holdning til konsolidering i branchen er, at beslutningen skal tages på lokalt plan.  Foreningens rolle er at få fjernet barrierer i lovgivningen og at sikre erfaringsudveksling mellem medlemmerne.  Fordelene ved en fusion er:

  • Synergi og økonomiske stordriftsfordele
  • Øget kapacitet mht. miljø og forsyningssikkerhed
  • Teknologi- og erhvervsudvikling
  • Bedre rekrutteringsmuligheder

Men der er selvfølgelig også risiko for ulemper: Mindre lokal forankring, øget bureaukratisering og store initial-investeringer (fx til nyt logo, tøj, biler, evt. nyt domicil mv.)

Lars Therkildsen fortalte om erfaringerne fra HOFOR, hvor initiativet til fusionen mellem Københavns Energi og forsyninger i 7 kommuner på Vestegnen kom fra ejerne. Der var fokus på, at ”den store” ikke skulle tromle de små, og målet var at skabe tryghed for medarbejderne hele vejen gennem processen og møde alle med respekt og forståelse. Det tager tid at bygge bro mellem forskellige kulturer, men det er lykkedes at skabe en fælles HOFOR-kultur.

Ægteskab mellem Esbjerg og Varde

DIN Forsyning A/S så dagens lys den 2. marts 2015, og både bestyrelsesformand, borgmester Erik Buhl fra Varde og direktør Jesper Frost Rasmussen fortalte om processen. Det nye selskab er et service-selskab, og der er  stadig domicil både i Esbjerg og Varde, men afdelingerne er rykket sammen for at opnå synergi-effekt. Det forventes, at der kan spares 17 mio. kr. i det nye selskab i forhold til at fortsætte hver for sig. Desuden øger det muligheden for at tiltrække dygtige medarbejdere til det vestjyske område.

"Det politiske ejerskab er utrolig vigtigt og viljen til at handle. Og så skal der selvfølgelig være en god kemi både mellem borgmestrene og direktørerne," sagde Erik Buhl, som oplyste, at selskabet er etableret i forholdet 60/40 mellem Esbjerg og Varde.

Borgmesteren synes, det har været en spændende proces og er stolt af resultatet - herunder det nye logo på tøj, biler, bannere og hjemmeside. 

Ligeværdigt samarbejde

Adm. direktør Jesper Frost Rasmussen understregede, at der var fokus på at skabe en ligeværdig proces mellem ”storebror” Esbjerg og ”lillebror” Varde og at undgå skel mellem ”os” og ”dem”. Det skete bl.a. ved at begge forsyninger var med i alle arbejdsgrupper og havde delte formandskaber.  I styregruppen sad de 2 borgmestre, de 2 kommunaldirektører og de 2 forsyningsdirektør. Åbenhed og kommunikation til medarbejderne havde høj prioritet, og der blev etableret et fusions-sekretariat, der løbende udsendte nyhedsbreve og opdaterede en fusions-portal. Desuden blev medarbejderne involveret i formulering af visioner om deres arbejdsplads.

"Vi har løbende lavet trivselsmålinger. Det svære i processen er, at ledelsen og medarbejderne på et givent tidspunkt i forløbet befinder sig forskellige steder i ”forandrings-kurven”. Alle er ikke i bund på samme tid, men det hjælper at være bevidst om det," sagde Jesper Frost Rasmussen, mens han tegnede kurven med motivation op ad X-aksen og tid på Y-aksen.

80 % af medarbejderne er flyttet internt, så afdelingerne (fx administration og HR) er samlet ét sted. Direktøren er tilfreds med resultatet og mener, det er lykkedes at skabe en fælles identitet fra dag 1.

Sikker drift og motivation gennem hele processen

Direktør Susan Münster fra Holbæk Forsyning er projektleder for en fusion mellem forsyningerne i Holbæk, Roskilde og Lejre. Undervejs i processen, der startede i april 2013, var der 12 interesserede selskaber, men de 9 har ombestemt sig – senest trak Sorø sig ud i januar, så der nu kun er 3 selskaber tilbage. Til august skal byrådene i de 3 kommuner træffe en endelig beslutning, om der skal ske en fusion med virkning fra 1. januar 2016. En analyse viser, at den selskabsform, der vil give størst synergi, er et fælles holding-selskab.

"Spilleregel nr. 1 er størst mulig åbenhed i processen, og så er det også en rigtig god ide at lave en solid risiko-analyse," sagde Susan Münster. Hun understregede, at der er følgeomkostninger ved en fusion, før gevinsten kan hentes. Og så er der motivations-kritiske perioder, hvor det er vigtigt, at ledelsen er et skridt foran og tager hånd om problemerne.

Kommunikation spiller en afgørende rolle – både fysiske møder og netværk mellem medarbejderne fra de 3 organisationer – og hjemmesiden http://forsyningssamarbejde.dk 

Kommunikation er nøglen til succes

Kommunikationsrådgiver Helle Greisen fra HOFOR gik i dybden med den interne kommunikation i fusions-processen mellem KE med 700 medarbejdere og 7 forsyninger med tilsammen 100 medarbejdere. De vigtigste ambitioner i processen var:

  • Bevare motivationen hos medarbejderne og undgå medarbejderflugt
  • Stabil drift og service
  • Åbenhed og gennemsigtighed

I starten af forløbet blev de fleste kræfter brugt på medarbejderne hos de 7 mindre forsyninger, og der blev holdt mange møder, der var information på nettet og en målsætning om at skabe en ægte fusion og ikke en overtagelse.

"Min anbefaling er at lave en kommunikationsplan, at holde fysiske møder og lave fælles kommunikationskanaler," sagde Helle Greisen og tilføjede:

"Og så skal man ikke undervurdere, hvor mange følelser, der sidder i tøj, farver og navn."

BIOFOS erfaringer år 1 efter fusionen

Direktør John Buur Christiansen fra BIOFOS fortalte, at de 15 ejerkommuner drev processen med fusionen af Lynettefællesskabet og Renseanlæg Avedøre. Han understregede, at medarbejdernes bekymring for, om de var købt eller solgt, skal tages alvorligt. Heldigvis har det ikke været nødvendigt at fyre medarbejdere. Desuden er det vigtigt, at 3 ting fungerer fra dag 1: At kunne udbetale løn, betale regninger og sikre at kerneprocesserne virker.

Han sammenlignede en fusionsproces med en fødsel.

"Vi kan forberede os nok så godt med at male børneværelse og købe tøj og udstyr til den lille ny, men pludselig står vi i en virkelighed med babygråd, bleskift og ødelagt nattesøvn."

Men selvom alt ikke kan planlægges og forudses, er der mange gode redskaber til at sikre en god implementering fx driftsrapporter.

Han mente, at det vil tage 3-5 år at komme helt i mål, men økonomisk har det allerede været en succes. Allerede det første år er der sparet 23 mio. kr. Og en ny strategi er ledestjerne for BIOFOS frem mod 2020.

Ledelse i forhold til konsulenter

Chefjurist Michael Lilja-Nielsen fra BIOFOS havde nogle forfriskende anderledes budskaber. Med afsæt i erfaringer fra talrige fusionsforløb på Sjælland præsenterede kan sit syn på en god rådgiver og gav tips til ”styringen” af rådgiverne og skabelsen af et godt samarbejdsklima. Deltagerne fik mange konkrete anbefalinger.

To rådgivere var også på banen, nemlig Line Markert fra Horten, som har været fødselshjælper for DIN Forsyning og er konsulent for Holbæk Forsyning, samt Per Timmermann fra PWC, der også har stor erfaring med fusioner. Sammen er de aktuelle med bogen ”Udskillelse og sammenlægning af kommunale aktiviteter” som deltagerne kunne få med hjem. Dagens ordstyrer var Susanne Vangsgård.

Læs mere

Se præsentationerne fra temadagen om ”Vandselskabernes samarbejde, fusioner og konsolidering” her: http://www.danva.dk/Arrangementer/Tidligere-arrangementer/Temadag-28-04-2015-Konsolidering.aspx 

FOTO: Flemming Brandstrup.